Yhdyskuntalautakunta
Pöytäkirja 24.06.2025/Pykälä 67

Yhdkultk 24.06.2025 § 67  

58/00.01.01.01/2025  

Valmistelija tekninen johtaja Mikko Kari (puh. 044 497 0308):

Kunnan hallintosäännön osassa IV Päätöksenteko- ja hallintomenettely luvussa 17 Kokousmenettely ovat määräykset kokouksiin liittyen (mm. kokousajasta ja paikasta päättäminen, kokouskutsun lähettäminen, esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan verkkosivuilla, varajäsenen kutsuminen, äänestys ja vaali).

165 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.

Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

166 § mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielinten päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu tulee lähettää vähintään 5 päivää ennen kokousta.

----------

Määräaikaa laskettaessa kutsun lähettämispäivää ei lasketa mukaan, mutta kokouspäivä lasketaan.

----------

Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla (168 §). Kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kun kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään (187 §).

----------

Toimikaudella 2021-2025 yhdyskuntalautakunta on kokoontunut jokaisen kuukauden kolmas tiistai, kokoukset ovat alkaneet klo 18.00. Tämän lisäksi on tarvittaessa pidetty ylimääräisiä kokouksia.

Kokouspaikkana on ollut kunnanvirasto, kunnanhallituksen kokoushuone.

Kokouskutsu ja siihen liittyvä esityslista liitteineen ja oheismateriaaleineen on julkaistu sähköisessä muodossa kunnan Internet-sivuilla kokousta viimeistään edeltävänä torstaina. Yhdyskuntalautakunnan jäsenille, varajäsenille ja valtuuston puheenjohtajille sekä muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus kokoukseen, on lähetetty esityslistan julkaisun jälkeen sähköpostitse linkki ko. sivulle.

Yhdyskuntalautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai

valitusosoituksineen on pidetty tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä kunnan verkkosivuilla kokousta seuraavana maanantaina. Mikäli nähtävilläolopäiväksi on tullut arkipyhä, on pöytäkirja ollut nähtävillä tätä seuraavana arkipäivänä

Yhdyskuntalautakunnan kokouksia on voitu järjestää hybridikokouksina, jolloin kokoukseen osallistujat voivat olla joko paikalla kokoustilassa tai osallistua siihen etäyhteyden kautta. Hybridikokouksessa paikalla kokoustilassa ovat ainakin puheenjohtaja, esittelijä ja pöytäkirjanpitäjä.

Esittelijä teknisten palvelujen toimialajohtaja Mikko Kari

Päätösesitys Yhdyskuntalautakunta päättää kokousjärjestelyistä seuraavaa:
1. Yhdyskuntalautakunnan varsinaiset kokoukset pidetään joka kuukauden 3. tiistai alkaen klo 18.00 Muhoksen kunnanvirastolla kunnanhallituksen kokoushuoneessa. 
2. Kokouskutsu ja siihen liittyvä esityslista liitteineen ja oheismateriaaleineen julkaistaan sähköisessä muodossa kunnan Internet-sivuilla viimeistään kokousta edeltävänä torstaina yhdyskuntalautakunnan jäsenille sekä muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus kokoukseen, lähetetään julkaisun jälkeen sähköpostitse linkki ko. sivulle. Kiireellisissä tapauksissa yhdyskuntalautakunnan kokous voidaan kutsua koolle puhelimella tai tekstiviestillä tai sähköpostilla lyhyemmälläkin varoitusajalla. 
3. Yhdyskuntalautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla kahdeksantena päivänä kokouksesta. Mikäli nähtävilläolopäiväksi tulee arkipyhä, on pöytäkirja nähtävillä tätä seuraavana arkipäivänä
4. Yhdyskuntalautakunnan kokouksia voidaan järjestää hybridikokouksina, jolloin kokoukseen osallistujat voivat olla joko paikalla kokoustilassa tai osallistua siihen etäyhteyden kautta. Hybridikokouksen osalta tulee ottaa huomioon seuraavia seikkoja:
- toimielinten kokoukset ovat suljettuja kokouksia valtuuston kokouksia lukuunottamatta. Poikkeuksista tulee toimielimen erikseen päättää.
- kokouksen osanottajat tulee pystyä tunnistamaan 
- kokouksen osanottajat ovat sellaisessa tilassa, jossa ei ole muita henkilöitä
- ulkopuolisilla ei voi olla pääsyä kokoukseen 
- suljetun kokouksen keskustelut ovat luottamuksellisia eikä niitä saa nauhoittaa 
- arkaluonteiset asiat (sisältää salassa pidettävää materiaalia) siirretään – mikäli mahdollista - valmisteluvaiheessa käsiteltäväksi tavanomaisessa kokouksessa
- mikäli yhdenkään jäsenet yhteydet katkeilevat (heikko yhteys), kokous keskeytetään.
 
Yhdyskuntalautakunta päättää, että hybridikokouksessa paikalla kokoustilassa ovat ainakin puheenjohtaja, esittelijä ja pöytäkirjanpitäjä. 

Pöytäkirjojen nähtävänäpitomenettelystä ilmoitetaan yleiskuulutuksella kunnan verkkosivuilla sekä sanomalehti Tervareitissä.

Käsittely Toimialajohtaja Mikko Kari esitteli asiaa lautakunnalle.

Päätös Yhdyskuntalautakunta hyväksyi toimialajohtajan esityksen.