Kunnanhallitus
Pöytäkirja 27.05.2025/Pykälä 166

Khall 27.05.2025 § 166  

38/00.01.01.01/2025  

Valmistelija hallintojohtaja Rauno Piippo (p. 044-499 0003):

Uuden valtuustokauden alkaessa on valmisteltu periaatelinjauksia kunnan ICT-palveluista luottamushenkilöille. Lähtökohtana on ollut vuoden 2025 talousarvion valmistelun yhteydessä hyväksytyt määrärahat eri tarkoituksiin. Talouden säästösyistä johtuen myös näitä määrärahoja on vähennetty tälle vuodelle edellisvuoteen verrattuna.  

Keskeinen muutos edelliseen valtuustokauteen on se, että kunnan tarjoamista kannettavista tietokoneista. Jatkossa luottamushenkilöt saavat kunnalta käyttöönsä sähköpöstin ja siihen liittyen käyttöön toimistosovelluksia ja pääsyn yhteisiin työtiloihin. Kunnan antama sähöposti toimii kunnan puolelta viestinnän pääasiallisena välineen luottamushenkilöihin päin.

Kunnan ICT-keskus on valmistellut luottamushenkilöille ohjeet kunnan ICT-asioihin. Valmistelu eri vaiheissa on käyty tarkentavia keskusteluja, joihin ovat osallistuneet kunnanjohtaja, hallintojohtaja ja henkilöstöpäällikkö. Ohjeisiin on sisällytetty tietoa mm. sähköpostista, tietoturvasta ja Microsoft 365 -ympäristössä toimimisesta.

Linkki ohjeisiin toimitetaan uusille luottamushenkilöille.

Tässä yhteydessä kunnanhallitus vahvistaa keskeiset periaatteet luottamushenkilöille annettavista ICT-palveluista.

Esittelijä kunnanjohtaja Kimmo Hinno

Päätösesitys Kunnanhallitus päättää seuraavista periaatteista koskien kunnan tarjoamia ICT-palveluja luottamushenkilöille valtuustokaudella 2025-2029:
* luottamushenkilöiden sähköpostijärjestelmänä on tällä hetkellä Microsoftin M365. Käytössä olevaan lisenssiin kuuluvat toimistosovellukset ovat luottamushenkilöiden käytettävissä.
* kunta antaa luottamushenkilöiden käyttöön sähköpostiosoitteen. Osoite on muodossa etunimi.sukunimi@muhos.fi. Tämä sähköposti on kunnan viestintäkanava luottamushenkilöille ja luottamushenkilöitä velvoitetaan sen käyttämiseen.
* toimielinten kokouskutsut toimitetaan sähköisesti kunnan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Poikkeksena toimielimen ensimmäinen kokous, johon kutsu voidaan toimittaa postitse.
* poikkeukset:
- sähköposteja ei kuitenkaan tehdä vanhus- ja vammaisneuvoston jäsenille tai varajäsenille
- nuorisovaltuustolle sähköpostit tehdään edumuhos.fi muodossa
* luottamustoimielimille perustetaan yhteisen käytännön mukaiset ryhmäsähköpostit. Varsinaisille jäsenille tulevat omat ryhmät ja varajäsenille omat ryhmät. Perustettaviin ryhmiin kuuluu pelkästään luottamushenkilöitä.
* luottamustoimen päättyessä kunnan sähköposti lakkautetaan. Menettely ohjeistetaan tarkemmin.
* monivaiheinen kirjautuminen tulee käyttöön luottamushenkilöiden sähköposteihin
* luottamushenkilösähköposti on tarkoitettu vain luottamustehtävien hoitamiseen
* kunnan puhelin on käytössä valtuuston puheenjohtajalla ja kunnanhallituksen puheenjohtajalla
* luottamushenkilöt käyttävät omia laitteitaan, joilla kirjaudutaan kunnan tarjoamaan M365-ympäristöön. Kunta ei hanki luottamushenkilöiden käyttöön kannettavia tietokoneita eikä tulostimia.
* tietoturvasta ja tietosuojasta tulee huolehtia ICT-keskuksen ohjeiden mukaisesti
* luottamushenkilöillä on käytettävissä Teamsin työtila sähköisesti jaettaville materiaaleille

Hallintojohtaja oikeutetaan antamaan tarvittaessa tarkentavia ohjeita.

Käsittely Hallintojohtaja Rauno Piippo selosti asiaa kunnanhallitukselle.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi kunnanjohtajan esityksen.

_______________