Kunnanhallitus
Pöytäkirja 23.09.2024/Pykälä 241

Khall 23.09.2024 § 241  

345/12.03.01/2024  

Valmistelija Oulujoki-Opiston vt. rehtori, vt. kulttuurijohtaja Outi Vitikka (p. 044 4970 010) ja viestintäpäällikkö Anna Happo (p. 044 4970 018) :

Muhoksen Vappu on pitkän historian omaava, Muhoksen tapahtumavuoden keskeinen tapahtuma, jota on historian saatossa järjestäneet useat eri tahot. Vapputapahtuma on siirtynyt kunnan vastuulle vuonna 2018 ja se on kasvanut kunnan mittakaavassa hyvin suureksi yleisötilaisuudeksi. Vuosina 2023 ja 2024 Vapussa on vieraillut arviolta 5 000-6 000 kävijää.

Muhoksen Vappu on tuotettu kunnan omana työnä. Vappua on ollut tekemässä pieni joukko kunnan työntekijöitä, joihin on kuulunut muun muassa kulttuurituottaja, tuotantoapulainen, viestintäpäällikkö, nuoriso-ohjaaja sekä vahtimestari. Päävastuun tapahtuman järjestelyistä on kantanut kunnan kulttuurituottaja. Vapputapahtuma koostuu kolmesta isosta vastuualueesta: 1) Ohjelma, 2) messu-/myyntitapahtuma ja 3) moottoripyöräkulkueen saapuminen / liikennejärjestelyt. Vapun budjetti on ollut 4 000-7 000 euroa (ei sisällä henkilöstökuluja), ja kulut on katettu markkinoinnin budjetista (KP1530). 

Vapun työmäärä on valtava. Vappua on aloitettu tuottamaan viimeistään tammi-helmikuussa, ja tahti tiivistyy kohti huhti-toukokuun vaihdetta. Henkilöresurssi on ollut vuodesta toiseen liian vähäinen, budjetti liian pieni ja vastuualueet henkilöä kohden liian suuret. Vapun tuotanto ei myöskään ole kuulunut sen tekemiseen osallistuneiden henkilöiden työnkuvaan eikä sitä näin ollen voida heiltä odottaa.

Muhos on osa Oulu2026-kulttuuripääkaupunkivuotta. Muhoksen kärkitapahtumiin kulttuuripääkaupunkivuodelle kuuluu Muhoksen Musiikkipäivät, joka toteutuu neljän päivän mittaisena festivaalina kesäkuun alkupuolella. Jo useana vuonna on todettu, että Vapun ajallinen läheisyys Musiikkipäiviin haittaa merkittävästi Musiikkipäivien tuotantoa.  

Vaihtoehto 1: Tapahtuman tuotanto ulkoistetaan.

Muhoksen Vapun tuotannon ulkoistamisesta on käyty keskustelua yhden ohjelmatoimiston kanssa, jotta saadaan arvio tämänkokoisen tapahtuman hinnasta. Hinta-arvio ohjelmatoimistolla tuotetusta vapputapahtumasta on noin 20 000 euroa. Muhoksen kunnan markkinoinnin (KP1530) käyttöbudjetti on vuosittain noin 50 000 euroa, joten jos vapun tuotanto ulkoistetaan, noin puolet markkinoinnin vuosibudjetista varataan vapputapahtumaan.

Jos ulkoistusvaihtoehtoon päädytään, tulee vapun tuotanto kilpailuttaa (kunnan hankintaohjeen mukaan tarjous tulee pyytää viideltä tarjoajalta). Valitulle toimijalle kunta antaisi käyttöön pohjatiedon aiemmista vapputapahtumista, sekä nimeäisi kunnan puolesta yhteyshenkilön, joka vastaa toimijan kysymyksiin tapahtumatuotannon aikana. Kunnan vastuulla olisi edelleen vapputapahtuman viestintä ja markkinointi. Lisäksi kunta tarjoaa vapputapahtumapäiväksi toimijan käyttöön teknisen päivystyksen, johon olla tarvittaessa yhteydessä.  

Tapahtuman ulkoistaminen mahdollistaisi Muhoksen Vapun konseptin kehittämisen ohjelma-alan ammattilaisten toimesta. Lisäksi ulkoistaminen ei sitoisi kunnan henkilöstöresursseja, ja mahdollistaisi kulttuuripalvelut keskittämään alkuvuoden työpanoksensa kulttuuripalveluiden vuoden päätapahtumaan, Muhoksen Musiikkipäiviin. 

Vaihtoehto 2: Jatketaan tapahtuman järjestämistä omana tuotantona. 

Henkilöstöresurssit ovat nykyisellään liian pienet, eli tämän vaihtoehdon toteutuessa tapahtumatuotanto vaatisi lisää vastuuhenkilöitä kunnan sisällä. Vastuu olisi jatkossa jaettava niin, että kulttuurituottaja ottaa vastuun ainoastaan ohjelmaosuudesta ja muut henkilöt ottavat vastuun messu- ja myyntialueesta sekä moottoripyöräkulkueesta.

Vastuuhenkilöt olisivat tasaveroisessa suhteessa keskenään, eikä kulttuurituottaja johtaisi muita. Kaikkien vastuuhenkilöiden on oltava töissä tapahtumapäivänä aamusta siihen asti, että koko tapahtuma on saatu asianmukaisesti purettua. Jos jokin vastuualue jää hoitamatta, sen alueen vastuuhenkilö kantaa vastuun. Tapahtumaan on nimettävä vähintään kolme tasaveroista vastuuhenkilöä, riittävä määrä henkilökuntaa sekä asiallinen korvaus / erillinen sopimus omaan työhön kuulumattoman työn hoitamisesta. 

Vaihtoehto 3: Muhoksen Vappua ei järjestetä. 

Muhoksen Vappu on vakiintunut tapahtuma, jota kuntalaiset odottavat joka vuosi. Tapahtuma toimii myös kuntamarkkinointina ulkopaikkakuntalaisille. Tapahtuman järjestämättä jättäminen aiheuttaisi ison mainehaitan. 

Oulu MC:n toteuttama moottoripyöräkulkue toteutunee joka tapauksessa. Oulu MC tarvitsee kulkueen toteuttamiseksi kunnalta rahallista tukea liikennejärjestelyihin (arviolta 1 000-2 000 euroa). 

Esittelijä kunnanjohtaja Kimmo Hinno

Päätösesitys Esitellään kokouksessa.

Käsittely Merkittiin pöytäkirjaan, että toimialajohtaja Kari poistui kokouksesta asiakohdan käsittelyn alkaessa klo 20.00.

Kunnanjohtaja selosti asiaa ja esitti, että kunnanhallitus hyväksyy Muhoksen vapputapahtuman järjestämisen vaihtoehto 2:n mukaisesti.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi kunnanjohtajan kokouksessa tekemän esityksen.

_______________