Kunnanhallitus
Pöytäkirja 06.05.2024/Pykälä 116

Khall 06.05.2024 § 116  

217/07.00.00.00/2024  

Valmistelija hallintojohtaja Rauno Piippo (p. 044 497 0003):

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta korvaa lain julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta. Lainmuutoksella halutaan siirtää painopiste tietoon ja sen hallintaan. Tiedon määrä kasvaa koko ajan; digitalisaatio helpottaa tiedon käsittelyä, mutta tuo myös uusia haasteita sen hallintaan; millaista tietoa kerätään, kuka sitä saa käsitellä ja kenelle sitä saa luovuttaa.

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta edellyttää mm. asiakirjajulkisuutta toteuttavan kuvauksen laatiminen ja päivittäminen (28 §) sekä tiedonhallintamallin laadintaa (5§), asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan järjestämistä (26§ ja 27§), tietoturvallisuusvaatimusten toteuttamista (luku 4).

Kunnat ovat tiedonhallintalaissa tarkoitettuja tiedonhallintayksikköjä. Tiedonhallintayksikön tehtävänä on järjestää tiedonhallinta vaatimusten mukaisesti. Tiedonhallintayksikön johtona toimii kunnanhallitus. Johdon on huolehdittava, että tiedonhallintaan liittyvät vastuut on määritelty hallintosäännössä.

Muhoksen kunta on osallistunut Joki ICT Oy:n yhteishankkeisiin Digityy (digiturvallinen työkulttuuri ja ympäristö) ja JäPi (järjestelmät palvelemaan ihmistä), jotka tähtäävät tietoturvallisuuden kehittämiseen sekä tiedon/tiedonhallintamallin laadun parantamiseen. Muhoksen kuntaan on nimetty työntekijät, jotka laativat ja päivittävät tiedonhallintamallia Confluence-työkaluun. Projektipäällikkönä on toiminut ict-päällikkö Markku Kilpua ja toiminnan resurssoinnista vastaa kunnan johtoryhmä.

Tiedonhallintamallia ylläpidetään palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi. Tiedonhallintamallin on sisällettävä vähintään tiedot:

1) toimintaprosesseja kuvaavista nimikkeistä, prosessista vastaavasta viranomaisesta, prosessin tarkoituksesta sekä prosessin sidoksista muihin prosesseihin;

2) tietovarantojen nimikkeistä, kuvaukset tietovarantojen sidoksista toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin sekä luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen tietovarannosta vastaavasta viranomaisesta, tietovarannon käyttötarkoituksesta, keskeisistä tietoryhmistä tietoaineistoissa, tietojen luovutuskohteista ja tietojen säilytysajoista;

3) tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta;

4) tietojärjestelmien nimikkeistä, tietojärjestelmästä vastaavasta viranomaisesta, tietojärjestelmän käyttötarkoituksesta, tietojärjestelmän liittymistä muihin tietojärjestelmiin ja liittymissä käytettävistä tiedonsiirtotavoista;

5) tietoturvallisuustoimenpiteistä.

Tietosuojavastaava Anita Rättyä Joki ICT Oy:stä ja Muhoksen kunnan ict-päällikkö Markku Kilpua esittelevät Muhoksen kunnan tiedonhallintamallia kunnanhallitukselle.

Esittelijä kunnanjohtaja Kimmo Hinno

Päätösesitys Kunnanhallitus hyväksyy Muhoksen kunnan tiedonhallintamallin. Tiedonhallintamallin päivitys tuodaan vuosittain kunnanhallituksen käsittelyyn.

Käsittely Tietosuojavastaava Anita Rättyä Joki ICT:stä (etänä) ja ict-käyttöpäällikkö Markku Kilpua esittelivät aiemmin tässä kokouksessa Muhoksen kunnan tiedonhallintamallin lakitaustaa, työkalua, rakennetta, tarkoitusta ja tämänhetkistä valmistelutilannetta kunnanhallitukselle.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi kunnanjohtajan esityksen.

_______________